개인적으로 생산성 향상에 영향을 미치는 툴을 굉장히 좋아한다. 에버노트를 즐겨 쓰는 것도 나의 생산성 형상에 큰 도움이 된다고 생각하기 때문이다. 그 밖에도 구글캘린더와 연동해 스케쥴러를 상당히 즐겨 써왔다. 일정을 일일이 기억할 필요로부터 나를 해방시켜주기 때문이다.

그런데 스케러쥴에 일정을 등록해 사용하다보니 보통 그 일정은 두가지 타입으로 나뉜다. 우선 정말 그 시간에 꼭 이루어져야 하는 일이다. 회의라던가 점심 약속이라던가 하는 것들이 여기에 속한다. 이러한 일들은 정시성이 중요하기 때문에 캘린더를 이용해 관리하는 것이 안성맞춤이다. 구글캘린더나 네이버캘린더 혹은 사내 캘린더를 사용해도 된다.

그런데 스케쥴러를 사용하다보면 반드시 그 때 수행해야 하는 일만 등록되는 것은 아니다. “이 때 해두는 것이 좋겠다”싶은 것들도 자리를 차지하고 있다. 이것이 그 유명한 프랭클린 플래너의 개념이다. 고등학생이 매일마다의 일정을 잡고 수행해나가면서 자신의 나태해짐을 방지하고자 하는 것이 바로 이런 방법의 좋은 예이다. 오늘은 a를 수행, 내일은 b를 수행, 그 모레는 c를 수행하는 식이다. 나태하게 흘려보낼 수 있는 시간을 타이트하게 활용하기 위해 시간에 맞추어 계획을 세우는 것이다.

그러나 프랭클린 플래너에는 문제가 있다. 갑작스런 문제가 발생해 수행불가능한 시점이 생길 수 있다는 것이다. 이 때 일정이 통째로 밀려버리는 사태가 오는데 어찌어찌 따라잡는다면 다행이지만 그렇지 못하면 멘탈붕괴가 오면서 일정 전체를 포기하게 되기 쉽다. 또한 시간에쫓겨 일정을 수행하기 때문에 집중력이 떨어지거나 스트레스가 많이 쌓인다. 때문에 나는 프랭클린 플래너에 의한 일정관리를 싫어한다. 그렇다면 생산성 관리를 어떻게 할 것인가? 대안이 있다.

바로 GTD(Getttig Things Done)다. 데이비드 알렌이라는 사람이 고안해낸  이 개념은 많이 알려져 있지만 정확히 이해하고 있는 사람은 흔치 않다. 특정시간에 수행해야 할 일을 미리 모두 정해놓는 프랭클린 플래너와 달리 GTD는 미리 모든 할 일의 목록을 쭉 작성해 놓고 시간이 생길때마다 어떤 일을 수행할 지 그 때, 그 때 수행한 후 체크리스트에서 지워버리는 식으로 진행된다. 갑작스럽게 예상하지 못한 중요한 일이 등장하든, 각 할 일의 중요도가 뒤바뀌어 버리든 GTD는 유동적으로 대처할 수 있다. 물론 사람에 따라 프랭클린 플래너가 더 잘 맞는 경우도 있을 것이다. 하지만 자신의 할 일에 대해 자기 주도적인 타입이라면 GTD가 훨씬 효율적일 것이라고 생각한다.

그런데 이 GTD를 위해서는 툴이 정말 중요하다.  프랭클린 플래너는 그냥 큰 종이에 손으로 쭉쭉 써놓는 것이나 툴을 이용하는 것이 별 차이가 없지만 GTD는 그렇지가 않다. 왜냐하면 할 일을 수행하기 직전 어떤 일을 수행해야 할 지 결정해야 하기 때문이다. 우선순위를 잘 결정하기 위해서는 각 할 일에 대해 제대로 된 속성을 미리 부여하고 그 속성에 기반해 우선순위를 정할 수 있는 수단을 제공해줘야 한다.

그래서 Todo앱은 심플한 것이 능사가 아니다. 물론 지나치게 많은 기능이 들어가 거품이 되어서도 안 되지만 꼭 필요한 옵션 입력란이 빠져서도 안된다. iOS에 기본 탑재된 “미리 알림”기능 같은 경우가 지나치게 심플한 경우다.

나같은 경우 최근까지 아이폰과 아이패드에서 Pocket Informant를 사용해 왔다. 스케쥴러의 경우 구글캘린더에 연동하고 Todo의 경우 Toodledo에 연동해 클라우드 환경을 조성했다. PC에서는 구글캘린더와 Toodledo사이트를 방문해서 이용하는 식이었다. 그러나 최근에 Pocket Informant를 버리고 Omnifocus로 갈아탔다.

계기는 내가 취직을 하면서 회사에서 제공되는 사내 캘린더를 사용하게 된 것이다. 어차피 구글 캘린더를 사용하지 못할 바에야 괜찮은 대안을 찾아보자는 생각에 여러가지 비교를 해 보았다. 그렇게 고민 끝에 갈아탄 옴니포커스는 정말 대박이었다. 특히 아이패드에서의 인터페이스 구성이 정말 잘 짜여져 있고 위치에 기반한 컨텍스트 구성은 정말 참신하다.

하지만 비싼 가격은 다소 부담스럽다. 윈도우즈용 버전이 없어 맥을 사용하지 않는 사용자에겐 매력적이지 못할 수 도 있다. 어차피 선택은 자유. GTD의 개념을 잘 이해한다면 다른 좋은 대안도 많다.